当申请人持办妥的公证书到我国的认证机关办理认证手续时, 经常会因为公证书不合格, 不规范等问题, 而不能办理认证手续。在这种情况下, 负责认证手续的外交官员一般要按 如下程序办理:
(1)明确指出公证书的不合格, 不规范或错误所在；
(2)进行登记后退回申请人, 代办认证单位或原公证处，并附有退改原因的便条通知；个别特殊的转给司法部公证司, 再由司法部公证司退给原公证处；
(3)公证处收到退改的公证书后进行改正或重新办理, 办妥后再交回外交部领事司或外事办公室认证。
因此, 申请人遇到退改的公证书时, 首先要冷静查看退改的原因, 并按着上述程序等待退改合格后再办理认证。